Politica in materia di whistleblowing

1. Introduzione

Daikin si impegna a condurre le proprie attività in modo trasparente. È nostro intento rispettare rigorosamente tutte le leggi e i regolamenti in tutti i contesti in cui operiamo. I dipendenti di tutto il Gruppo Daikin Europe¹ sono tenuti a rispettare l’Etica aziendale del Gruppo, il cui scopo è promuovere una condotta corretta e garantire che non si verifichino attività illecite sul posto di lavoro. I principi della nostra Etica aziendale sono gli stessi per ogni Paese e settore di attività in cui operiamo. La nostra Etica aziendale è disponibile sul nostro sito www.daikin.eu.

Invitiamo tutti a porre domande o a esprimere dubbi e a segnalare l’esistenza di eventuali comportamenti (sospetti) non etici o illeciti nelle nostre pratiche commerciali. Il Gruppo Daikin Europe garantisce che le segnalazioni inviate saranno trattate con la massima riservatezza.

La presente informativa fornisce indicazioni su come presentare una segnalazione e sul modo in cui svolgiamo le indagini a seguito del ricevimento di una segnalazione. Spieghiamo anche che tipo di protezione offriamo a chiunque invii una segnalazione.

2. Chi può presentare una segnalazione?

Chiunque può segnalare comportamenti scorretti sospetti o realmente osservati all'interno del Gruppo Daikin Europe: dai dipendenti agli stakeholder esterni come appaltatori, consulenti, fornitori di servizi, agenti, clienti e così via.

3. Tramite quali canali posso inviare una segnalazione?

Una segnalazione può essere inviata in vari modi. Puoi scegliere il canale con cui ti senti più a tuo agio.

• Puoi rivolgerti al tuo referente presso Daikin.
• Puoi inoltrare una segnalazione tramite la hotline, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. La hotline accetta segnalazioni attraverso un modulo online o telefonicamente, nella tua lingua preferita. È possibile accedere alla hotline tramite il seguente link: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Per fare una segnalazione, accedi al link e vai alla sezione "Come fare una segnalazione".

• Seleziona il tuo Paese e indica il metodo di segnalazione preferito, modulo online o telefono. Se scegli la modalità telefonica, apparirà il numero di telefono specifico per il Paese.
• In ogni caso, riceverai un ID utente e una password. Le domande e la comunicazione verranno scambiate sulla piattaforma. Puoi ritornare sulla piattaforma in qualsiasi momento e lasciare documenti o porre ulteriori domande.
• In alcuni Paesi abbiamo un canale di segnalazione specifico, disponibile sul sito web dell'entità locale².

4. Posso fare una segnalazione anonima?

Questa opzione è disponibile, ma in alcuni Paesi potrebbe non essere legalmente possibile³. È possibile segnalare i fatti in forma anonima, anche se in alcuni Paesi ciò potrebbe non essere consentito. Ti chiediamo di fornire sufficienti dettagli e informazioni concrete per poter indagare efficacemente sulla segnalazione.

5. Che tipo di fatti posso segnalare?

Puoi segnalare qualsiasi tipo di problema che vuoi portare alla nostra attenzione, anche se lo scopo di questa politica è ricevere segnalazioni in merito a violazioni o sospette violazioni dell'Etica aziendale del Gruppo Daikin Europe o delle norme di legge. Fra le violazioni rientrano, a titolo esemplificativo, la violazione dei diritti umani, la violazione del diritto della concorrenza, un reato penale o danni all'ambiente.

6. Sono tutelato quando denuncio un illecito?

Daikin si impegna a proteggerti da eventuali ripercussioni, anche se a seguito dell’indagine dovesse risultare che non si è verificata alcuna violazione. Non verrà tollerata alcuna forma di ritorsione (licenziamento, mancata promozione, sospensione, ...) nei confronti di persone che, in buona fede, fanno una segnalazione ritenendo ragionevolmente di avere validi motivi di pensare che ci sia stato un illecito.

Tuttavia, se si riportano o si divulgano consapevolmente informazioni false, si può incorrere in sanzioni. Potresti anche incorrere in richieste di risarcimento danni derivanti da una segnalazione falsa o dalla divulgazione di informazioni false.

7. Come garantiamo la riservatezza.

Daikin tratta tutte le segnalazioni, il loro contenuto, l'identità del segnalante e delle altre persone coinvolte con riservatezza. Utilizzeremo la tua segnalazione per svolgere un'indagine e, in base all’esito di questa, implementare eventuali misure.

Potremmo divulgare informazioni su fatti o problematiche nell'ambito di un'azione legale o altro procedimento promosso da un'autorità. Potremmo anche divulgare informazioni nel caso in cui decidessimo che la violazione debba essere segnalata alle autorità e/o di presentare una denuncia ufficiale. Potremmo anche divulgare il contenuto della segnalazione alla nostra dirigenza e/o ai nostri consulenti esterni.

8. Cosa succede dopo aver inviato una segnalazione?

Tutte le segnalazioni vengono considerate con serietà e trattate con la dovuta attenzione.

Al Comitato di verifica delle segnalazioni del Gruppo Daikin Europe o, se previsto per legge, a un rappresentante locale, spetterà il compito di esaminare le segnalazioni ricevute. Dopo aver ricevuto una segnalazione, il Comitato di verifica/rappresentante locale adotterà le seguenti misure:

• Entro 7 giorni il Comitato di verifica delle segnalazioni invierà un avviso di ricevimento all’informatore.
• Il Comitato di verifica delle segnalazioni deciderà se la segnalazione è ammissibile o meno. Nel caso in cui la segnalazione non fosse ammissibile in quanto non rientrante nell'ambito di applicazione della presente Politica, il Comitato di verifica delle segnalazioni informerà il segnalante.
• Se la segnalazione è ammissibile, il Comitato di verifica delle segnalazioni avvierà un'indagine.
  • Il Comitato di verifica può richiedere l'assistenza di altri soggetti, ad esempio filiali o reparti aziendali.
  • Il Comitato di verifica potrà sentire il parere dei dipendenti e/o di terzi che potrebbero essere a conoscenza del fatto segnalato.
  • Il Comitato di verifica esaminerà i documenti relativi al fatto segnalato.

• Al termine dell'indagine, il Comitato di verifica deciderà sulla questione.
  • Se il fatto viene confermato, il Comitato di verifica adotterà le misure più appropriate per risolvere i problemi riscontrati.
  • Se il fatto non viene confermato, la questione verrà archiviata.

• Il Comitato di verifica informerà l’informatore entro 3 mesi dell'esito delle indagini.

Il Comitato di revisione rispetta il diritto di difesa di tutte le persone coinvolte in un'indagine. Queste persone riceveranno informazioni sui fatti o sulle questioni e saranno ascoltate.

La violazione dell'Etica aziendale può comportare provvedimenti disciplinari o la cessazione del rapporto di lavoro. Se la violazione viene commessa da un terzo, l’azienda potrà interrompere il rapporto contrattuale con tale terzo o con il suo datore di lavoro.

9. In che modo ottemperiamo alle norme sulla protezione dei dati.

La gestione delle segnalazioni prevede il trattamento di dati personali. In base al fatto segnalato, il Gruppo Daikin Europe potrà raccogliere dati quali nomi, informazioni di contatto, posizione, log di accesso al sistema e dettagli relativi all’accaduto.

I tuoi dati personali saranno conservati per la durata dell'indagine. Potremmo conservarli per un certo periodo di tempo in seguito, in base al una valutazione del rischio da noi effettuata e in base ai requisiti legali, ma non oltre i tempi consentiti previsti dalle leggi applicabili. Per determinati tipi di dati (ad esempio, i log di accesso), possono essere previsti tempi di conservazione più brevi. I dati potranno essere conservati per periodi più lunghi in base a un interesse legittimo, ad esempio per potenziali controversie future o indagini normative, ma lo faremo in conformità con i principi di minimizzazione dei dati e con i tuoi diritti.

Ti ricordiamo che hai il diritto di:

• accedere ai tuoi dati personali e riceverne una copia;
• rettificare i dati personali inesatti o incompleti;
• cancellare i tuoi tuoi dati personali in determinate circostanze;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali;
• opporti al trattamento dei dati personali sulla base di un interesse legittimo;
• ottenere i dati personali in un formato portatile;
• presentare un reclamo all'Autorità per la protezione dei dati del paese in cui è stato segnalato il fatto.

Per maggiori dettagli e per esercitare i tuoi diritti, puoi contattare i Responsabili della protezione dei dati personali all'indirizzo dpc@daikineurope.com.

Per ulteriori informazioni sulle nostre modalità di protezione dei dati, puoi consultare la nostra Informativa sulla protezione dei dati personali⁴.

10. Procedura di segnalazione e protezione degli informatori nell'Unione europea

Nell'Unione Europea le leggi degli Stati membri e la Direttiva UE⁵ forniscono protezione alle persone che segnalano (presunte) violazioni della legge ("whistleblowing").

Per godere di tale protezione devono verificarsi le seguenti condizioni. Sei pregato di porre attenzione ai requisiti specifici della legge applicabile:

• è necessario avere ragionevoli motivi per credere che le informazioni fossero vere al momento della segnalazione e che tali informazioni rientrassero nell'ambito di applicazione della legge;
• la segnalazione che hai fatto, sia essa interna o esterna, o la divulgazione pubblica, è conforme alla legge.

Per “segnalazione interna” si intende l'utilizzo di uno dei canali di reporting del Gruppo Daikin Europe. Ti invitiamo a usare questi canali per primi.

Per “segnalazione sterna” si intende la presentazione di una segnalazione alle autorità competenti dello Stato membro dell'UE. Le autorità competenti sono elencate nell'allegato 1. È possibile utilizzare il canale di segnalazione esterno dopo aver effettuato una segnalazione attraverso il canale interno di Daikin Europe Group se il canale interno non ha prodotto risultati.

Per “divulgazione pubblica” si intende segnalare un fatto pubblicamente e direttamente, ad esempio attraverso una piattaforma online, i social media o i media. Se si opta per la divulgazione pubblica, la protezione viene estesa nel caso in cui,

• dopo aver fatto una segnalazione interna ed esterna, la violazione è rimasta irrisolta o non è stata intrapresa alcuna azione appropriata, oppure
• hai ragionevoli motivi di ritenere che vi sia un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico o, nel caso di segnalazioni esterne, che vi sia un rischio di ritorsione.

Non tutte le questioni rientranti nell'ambito dell'Etica aziendale sono da considerarsi whistleblowing. Queste possono essere definite "questioni etiche". La tutela prevista dalla legge per una persona che segnala una questione etica non è la stessa di quando si fa una segnalazione di whistleblowing. Tuttavia, il Gruppo Daikin Europe tratterà le questioni etiche segnalate allo stesso modo: le indicazioni e i processi della presente Politica si applicano a tutte le segnalazioni ricevute, indipendentemente dal fatto che si tratti di whistleblowing o di questioni etiche.

11. Domande

Se hai domande di qualsiasi genere, puoi contattare C. Vyncke, Direttore e Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.

Mail: vyncke.c@daikineurope.com

ALLEGATO 1: Autorità competenti a cui inviare una relazione esterna

Austria	Ufficio segnalazioni esterne per violazioni delle normative UE a Vienna
Belgio	Difensore civico federale Vlaamse Ombudsman Difensore civico della Regione di Bruxelles-Capitale Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgaria	Commissione per la lotta alla corruzione e la confisca dei beni illeciti
Croazia	Difensore civico della Repubblica di Croazia
Cipro	Per individuare il canale corretto attraverso cui effettuare la segnalazione, gli informatori possono contattare un consulente legale locale e/o l'ufficio del difensore civico.
Repubblica Ceca	Ministero della Giustizia, Dipartimento conflitti di interesse e anti-corruzione
Danimarca	Autorità danese per la protezione dei dati
Estonia	Ministero della Giustizia, Dipartimento giustizia penale estone
Finlandia	Ministero della Giustizia
Francia	Defenseur des Droits
Germania	Organo di segnalazione esterna ex Progetto di legge sulla protezione degli informatori presso l’ Ufficio federale di giustizia tedesco (Germania)
Grecia	Autorità nazionale per la trasparenza
Ungheria	Commissario per i diritti fondamentali
Irlanda	Difensore civico del Garda, unità per la gestione delle segnalazioni protette (PDU) del GSOC
Italia	Autorità Nazionale Anti-corruzione (ANAC)
Lettonia	Cancelleria di Stato, Punto di contatto per gli informatori
Lituania	Ufficio del Procuratore Generale
Lussemburgo	Autorità lussemburghese per i servizi finanziari - CSSF Commissione per la supervisione del settore assicurativo del Lussemburgo - CAA Autorità per la concorrenza del Lussemburgo Autorità per le imposte di registro, le proprietà e l'IVA del Lussemburgo - AED Ispettorato del lavoro e delle miniere del Lussemburgo - ITM Commissione per la protezione dei dati del Lussemburgo - CNPD Centro per le pari opportunità del Lussemburgo - CET Il Mediatore, nell'ambito della sua missione in materia di controlli esterni sui luoghi in cui le persone sono privati della libertà Difensore civico per l’infanzia e i giovani Istituto normativo del Lussemburgo - ILR Autorità indipendente del Lussemburgo per la regolamentazione dei servizi di media audiovisivi - ALIA Ordine degli avvocati del Lussemburgo e Diekirch Camera dei notai del Lussemburgo Commissione medica del Lussemburgo Agenzia per la protezione della natura e delle foreste - ANF Agenzia per la gestione delle acque - AGE Agenzia per l’amministrazione del traffico aereo - ANA Servizio nazionale Difensore civico per i consumatori Ordine degli Architetti e degli Ingegneri - OAI Associazione dei commercialisti del Lussemburgo - OEC Albo dei revisori contabili del Lussemburgo - IRE Amministrazione delle imposte dirette del Lussemburgo - ACD
Malta	Malta riferisce all'esterno a una delle autorità competenti menzionate nella legge. Fra cui: Commissario delle Entrate (CfR), Unità di analisi dell'intelligence finanziaria (FIAU), Malta Autorità per i servizi finanziari (MFSA), Commissario per le organizzazioni di volontariato (CVO), Commissione permanente contro la corruzione e Difensore civico.
Olanda	Huis voor Klokkenluiders (Paesi Bassi)
Polonia	Mediatore (anche se la legge finale non è ancora stata adottata - gennaio 2024)
Portogallo	Procuratore generale
Romania	Ministero della Giustizia
Slovacchia	Ufficio del Primo Ministro / Dipartimento per la prevenzione della corruzione Ufficio per la protezione degli informatori
Slovenia	Komisija za preprečevanje korupcije
Spagna	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Ufficio per la prevenzione e la lotta alla corruzione delle Isole Baleari Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Svezia	Autorità svedese per l'ambiente di lavoro

1 Il Gruppo Daikin Europe è composto da Daikin Europe N.V. e Daikin Europe Coordination Center N.V., dalle loro filiali e controllate, nonché dalle rispettive filiali e controllate.

2 Consultare i siti web delle entità con sede in Italia.

3 Se ti trovi in Repubblica Ceca o in Ungheria, informati prima di effettuare una segnalazione anonima, in quanto la segnalazione anonima potrebbe non essere tutelata dalla legge del Paese.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.